Koning Excel of Keizer Access ??

Wat mensen me meestal vragen als het op het gebruik van het Microsoft Office pakket aankomt is welke programma's voor welke taken ze het best gebruiken. De meest gestelde vragen handelen over wanneer ze nu Accessen/of Excel gebruikt. Dat dit niet altijd zo evident is blijkt uit het feit dat we moeten vaststellen dat men in veel van de gevallen de verkeerde keuzes maakt.

Enerzijds is het inderdaad een kwestie van voorkeur of anders gezegd; met welk Office pakket heeft de gebruiker de meeste ervaring?! Anderzijds (en meest voorkomend)is het een kwestie van negeren of gewoon een gebrek aan algemene kennis op gebied van software. In sommige gevallen laat men zich zelfs professionele software aansmeren die zogezegd beter is maar eigenlijk vooral duurder.

Vooraleer we hierover verder gaan bekijken we het kernbegrip relationele database.

Wat is een database??

Een database of databank is - zoals het woord zegt - een (gestructureerde of georganiseerde) verzameling van data of informatie. De kernmerkende eigenschap van een relationele database is dat zij meerdere tabellen aan elkaar kan koppelen, wat het mogelijk maakt om "tabeloverstijgende" bewerkingen uit te voeren (zoals bijvoorbeeld zoeken in meerdere tabellen tegelijk). Met behulp van "relaties" is het mogelijk om gegevens van meerdere tabellen aan elkaar te relateren. Een database hoeft niet noodzakelijk relationeel te zijn: als er slechts één tabel aanwezig is in de databank is dit uiteraard niet het geval.

Een voorbeeld:

We bezitten een tabel met auteursnamen en boektitels én een tabel met auteursnamen en biografische gegevens van de auteurs. Met behulp van een relationele databank kunnen beide tabellen aan elkaar worden gekoppeld waardoor het mogelijk is aan de hand van een boektitel biografische gegevens over de auteur op te zoeken.

Laat ons even terugkeren naar de essentie…. Access en/of Excel ….

Gelijkenissen:

• Beide laten je toe om data in te voeren, te onderhouden, te manipuleren en ze dan eventueel af te printen. Ze zijn beide relatief goedkoop en universeel gebruikte software producten zowel op professioneel als persoonlijk gebied.
• Beide programma’s zijn goede tools om data te manipuleren en berekeningen uit te voeren.

De vraag blijft, welk programma voor welk doeleinde gebruikt??

Enkele verschillen:

Excel

Dit programma wordt beschouwd als spreadsheet software. Beginners zullen Excel vooral gebruiken om:

• basis informatie te plaatsen of op te zoeken;
• Werknemers gegevens binnen je organisaties;
• Telefoonnummers;
• Eenvoudige formules en berekeningen;

Gevorderde Excel gebruikers zullen Excel gebruiken voor zeer complexe berekeningen en manipulatie van grote hoeveelheid data.

• Door het gebruik van ingebouwde en/of geneste formules
• Pivot Tabellen
• Andere zoals VBA , macro’s , data validatie enz…

Access:

Microsoft Access is een programma waarmee databanken (relationele), relatief snel en eenvoudig, kunnen worden aangemaakt en bevraagd. Niet alleen kunnen lijsten en tabellen worden ontworpen maar ook formulieren en rapporten zijn eenvoudig te construeren binnen ditzelfde programma zonder enige meerkost.

Dit laat de gebruiker toe:

• ongelimiteerd data te combineren van verschillende bronnen;
• data te analyseren en of te rapporteren binnen het zelfde programma;
• mogelijkheid om te koppelen met SQL server en of MySQL;
• op een eenvoudige manier data ophalen van je bestaande website;
• Enz...

Besluit:

Excel gebruik je het best voor berekeningen. Vooral voor het verwerken van financiële data. Spreadsheets zijn in het leven geroepen om financiële data te vereenvoudigen, organiseren en uit te baten.

Access gebruiken voor berekeningen is zoals met een kettingzaag een blad papier doorknippen?! Access kan zeer grote hoeveelheden data opslagen in verschillende vormen om het nadien snel weer op te halen, te analyseren, eventueel te exporteren, te rapporteren enz….Daarom dat we Access vooral zullen gebruiken voor het opslagen van data (die we eventueel in relatie kunnen brengen). Zo kan je makkelijk je gegevens opzoeken, aanpassen, inbrengen, onderhouden enz…

.